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# Funktion und Aufbau von Archivsystemen
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* Metadatenstandards in Archiven (ISAD(G) und EAD) (45 Minuten)
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* Installation und Konfiguration von ArchivesSpace (125 Minuten)
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* Marktüberblick Archivsysteme (10 Minuten)
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## Metadatenstandards in Archiven (ISAD(G) und EAD)
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1. ISAD(G) (15 Minuten)
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2. Übung Archivkataloge (20 Minuten)
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3. EAD (5 Minuten)
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4. Aktuelle Entwicklungen (5 Minuten)
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### ISAD(G)
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* Als digitale Archivsysteme entwickelt wurden, orientierte sich die Datenstruktur an analogen Findmitteln wie Findbüchern und Zettelkästen.
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* Ein wichtiger Verzeichnungsstandard im Archivwesen wurde 1994 (Revision 2000) eingeführt, die "International Standard Archival Description (General)" - kurz [ISAD(G)](https://de.wikipedia.org/wiki/ISAD(G)).
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* Grundsätzlich gibt es hier eine mehrstufige Verzeichnung im Provenienzprinzip, um den Entstehungszusammenhang abzubilden.
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#### Informationsbereiche
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Der Standard enthält 26 Verzeichnungselemente in 7 Informationsbereichen:
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1. Identifikation
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2. Kontext
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3. Inhalt und innere Ordnung
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4. Zugangs- und Benutzungsbedingungen
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5. Sachverwandte Unterlagen
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6. Anmerkungen
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7. Kontrolle
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#### Pflichtfelder
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Von besonderer Bedeutung sind 6 Pflichtfelder:
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* Signatur
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* Titel
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* Provenienz
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* Entstehungszeitraum
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* Umfang
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* Verzeichnungsstufe
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#### Grenzen von ISAD(G)
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1. Ein einzelner Datensatz ist unter Umständen nur im Kontext verständlich (z. B. nur "Protokoll" als Titel).
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2. Die Tektonik ist eindimensional (keine Mehrfachzuordnung möglich).
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3. Der Standard enthält keine Vorgaben zur Digitalisierung oder zur digitalen Langzeitarchivierung.
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#### Normdaten mit ISAD(G)
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* Um Normdateien verzeichnen zu können, wurde später ein ergänzender Standard "International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families" - kurz [ISAAR(CPF)](https://de.wikipedia.org/wiki/ISAAR%28CPF%29) verabschiedet. Dieser wird in der Praxis wegen dem Zusatzaufwand bei der Erschließung jedoch nur selten verwendet.
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* Aktuell ist ein neuer Standard ["Records in Contexts" (RIC)](https://de.wikipedia.org/wiki/Records_in_Contexts) in Entwicklung. Dieser basiert auf Linked-Data-Prinzipien und soll neue und mehrfache Beziehungen zwischen Entitäten ermöglichen.
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Note:
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* In den Archiven der ETH-Bibliothek ist wegen der Bibliothekszugehörigkeit die [GND](https://de.wikipedia.org/wiki/Gemeinsame_Normdatei)-ID von besonderer Bedeutung.
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* Projektgruppe [ENSEMEN](https://vsa-aas.ch/arbeitsgruppen/projektgruppe-ensemen/) arbeitet an einer schweizerischen Ausprägung des neuen Standards [Records in Contexts](https://www.ica.org/en/records-contexts-german) (RiC), mit Beteiligung von Niklaus Stettler (FH Graubünden)
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### Übung: Archivkataloge
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**Aufgabe (20 Minuten):**
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* Suchen Sie nach:
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* `Einstein` im [Online Archivkatalog des Staatsarchivs BS](https://query.staatsarchiv.bs.ch/query/suchinfo.aspx)
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* `Einstein Ehrat` im [Hochschularchiv ETH Zürich](http://archivdatenbank-online.ethz.ch/)
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* Beantworten Sie die folgenden Fragen:
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1. Welche Informationen enthält die Trefferliste?
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2. Welche Verzeichnungsstufen sind vertreten?
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3. Sind die ISAD(G)-Informationsbereiche erkennbar?
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4. Decken sich die grundlegenden Informationen oder gibt es bemerkenswerte Unterschiede?
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5. Worin liegen die zentralen Unterschiede zu einem Bibliothekskatalog?
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* Zum Nachschlagen: [ISAD(G) Guidelines](https://www.ica.org/sites/default/files/CBPS_2000_Guidelines_ISAD%28G%29_Second-edition_DE.pdf)
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### EAD
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* [Encoded Archival Description](https://de.wikipedia.org/wiki/Encoded_Archival_Description) (EAD) ist ein XML-Standard
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* Verschiedene Versionen: EAD2002 und EAD3 (August 2015 veröffentlicht)
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* Lässt viele Wahlmöglichkeiten offen, daher gibt es oft Anwendungsprofile, die genauer spezifizieren welche Werte zugelassen sind.
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* Anwendungsfälle: [Archives Portal Europa](https://www.archivesportaleurope.net/de/), [Archivportal-D](https://www.archivportal-d.de), [Kalliope](https://kalliope-verbund.info)
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* Einführung: [Nicolas Moretto (2014): EAD und digitalisiertes Archivgut](https://wiki.dnb.de/download/attachments/90410326/20140414_KIMWS_EAD.pdf?version=1&modificationDate=1398246420000&api=v2). Präsentation auf dem [DINI AG KIM Workshop 2014](https://wiki.dnb.de/display/DINIAGKIM/KIM+WS+2014) in Mannheim.
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Note:
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* Wir werden später praktisch mit EAD-Dateien arbeiten, daher hier nur diese Kurzinfo.
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* Die Präsentationsfolien von Nicolas Moretto geben einen guten Überblick über EAD2002.
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* Liste der Elemente in EAD2002: https://eadiva.com/2/elements/
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### Aktuelle Entwicklungen
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* Umstieg von ISAD(G) auf RiC wird mit viel Aufwand verbunden sein, auch mit einem Systemwechsel.
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* Generierung von mehr Volltexten u.a. durch Optical Character Recognition (OCR) auch für Handschriften. Automatisierte Anreicherung von Volltexten durch Named Entity Recognition.
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* In Wikidata werden Online-Findmittel über Property [Archives at](https://www.wikidata.org/wiki/Property:P485) verzeichnet. Beispiel [Albert Einstein in Wikidata](https://www.wikidata.org/wiki/Q937).
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* In der Schweiz gibt es eine Vernetzungsinitiative [Metagrid](https://metagrid.ch) und weitere Dienste von [histHub](https://histhub.ch), einer Forschungsplattform für die Historischen Wissenschaften.
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* Literaturempfehlung: [Umfrage "Was sich Historiker\*innen von Archiven wünschen"](https://dhdhi.hypotheses.org/6107)
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## Installation und Konfiguration von ArchivesSpace
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1. Einführung in ArchivesSpace (10 Minuten)
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2. Exkurs zur Systemadministration (5 Minuten)
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3. Installation ArchivesSpace (30 Minuten)
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4. Bedienung (45 Minuten)
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5. Import und Export (30 Minuten)
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6. Literatur zu ArchivesSpace (5 Minuten)
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### Einführung in ArchivesSpace
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* Open-Source-Software für Archivinformationssysteme
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* 400 zahlende [Mitglieder](http://archivesspace.org/community/whos-using-archivesspace/), woraus fast 5 Vollzeitstellen finanziert werden.
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* Code bei GitHub: <https://github.com/archivesspace/archivesspace>
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* ArchivesSpace ist institutionell verankert bei [Lyrasis](https://en.wikipedia.org/wiki/Lyrasis), einem internationalen "nonprofit" Bibliotheksnetzwerk vorrangig aus den USA. Es gibt auch zwei weitere Unternehmen, die dazu professionellen Support anbieten.
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#### Funktionen
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"What ASpace does and how do we use it" ([aus Fortbildungsmaterialien der NYU](https://guides.nyu.edu/ld.php?content_id=23461999))
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* System of record for archival materials. Not everything is public, or open to staff, nor is it intended to be.
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* Perform core archival functions: accessioning, arrangement and description
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* Aid in public services
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* Record and report location holdings information; stacks management
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* Manage digital objects
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* Produce access tools
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* Statistics gathering, prioritization, holistic planning
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* Contribute to various interdepartmental processes (preservation and digitization)
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#### Metadaten in ArchivesSpace
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* basiert auf den Standards [DACS](https://en.wikipedia.org/wiki/Describing_Archives:_A_Content_Standard), ISAD(G) und ISAAR(CPF)
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* unterstützt Import/Export in EAD, MARCXML und METS
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### Exkurs zur Systemadministration
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Wir haben auf unserem Server bereits Koha installiert. Gibt es Probleme wenn wir ArchivesSpace zusätzlich installieren?
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* Es könnten Versions- oder Ressourcenkonflikte entstehen.
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* Best Practice: Jedes System in einer eigenen Umgebung.
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* Koha und ArchivesSpace vertragen sich aber zufällig gut, daher installieren wir hier ArchivesSpace einfach zusätzlich.
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Note:
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* Es könnte Konflikte geben, wenn die Systeme unterschiedliche Versionen der gleichen Programmiersprache (z.B. Java, PHP) oder der Datenbank (z.B. MySQL, PostgreSQL) benötigen. Es könnten auch die Ressourcen (insbesondere Arbeitsspeicher) knapp werden.
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* Um den Wartungsaufwand zu reduzieren und Ressourcen zu sparen, werden üblicherwese virtuelle Maschinen oder Container eingesetzt.
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### Installation ArchivesSpace
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Wir werden nun ArchivesSpace auf den virtuellen Maschinen installieren.
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1. Installation ArchivesSpace 2.7.1
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2. Staff Interface aufrufen
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3. Exkurs: Konfigurationsmöglichkeiten
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4. Grundkonfiguration
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#### Installation ArchivesSpace 2.7.1
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1. Java 8 installieren
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```bash
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sudo apt update
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sudo apt install openjdk-8-jre-headless
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```
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2. Zip-Archiv herunterladen und entpacken
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```bash
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wget https://github.com/archivesspace/archivesspace/releases/download/v2.7.1/archivesspace-v2.7.1.zip
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unzip -q archivesspace-v2.7.1.zip
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```
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3. ArchivesSpace starten
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```bash
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archivesspace/archivesspace.sh
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```
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Note:
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* Während Koha in der Standardinstallation so eingerichtet ist, dass es automatisch beim Systemstart zur Verfügung steht, muss ArchivesSpace in der Standardinstallation manuell gestartet werden.
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* Es ist nur solange verfügbar wie der Prozess im Terminal läuft. Es handelt sich um eine Webanwendung. Im Terminal läuft die Server-Applikation. Über den Browser greifen wir darauf zu. Wenn das Terminal geschlossen wird, dann wird auch der Server beendet und die Webseite im Browser ist nicht mehr erreichbar.
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#### Staff Interface aufrufen
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Nach ein paar Minuten sollte ArchivesSpace unter folgenden URLs erreichbar sein:
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* http://localhost:8080/ – the staff interface
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* http://localhost:8081/ – the public interface
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* http://localhost:8082/ – the OAI-PMH server
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* http://localhost:8089/ – the backend
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* http://localhost:8090/ – the Solr admin console
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Zugangsdaten für das "Staff Interface" sind:
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* Username: `admin`
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* Password: `admin`
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Note:
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* Da es sich um eine lokale Installation handelt, sind die Adressen nur über den Webbrowser innerhalb der Virtuellen Maschine erreichbar.
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#### Exkurs: Konfigurationsmöglichkeiten
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* Spracheinstellung: Es gibt noch keine deutsche Übersetzung aber Spanisch, Französisch und Japanisch
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* Konfiguration: <https://archivesspace.github.io/archivesspace/user/configuring-archivesspace/#Language>
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* Sprachdateien: <https://github.com/archivesspace/archivesspace/tree/master/common/locales>
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* Weitere Optionen: Siehe technische Dokumentation <https://archivesspace.github.io/archivesspace/user/configuring-archivesspace/>
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#### Grundkonfiguration
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Nach dem ersten Login erscheint die Meldung:
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> To create your first Repository, click the **System** menu above and then **Manage Repositories**.
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Dort nutzen Sie den Button `Create Repository` um ihr Repository anzulegen.
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* Notwendig sind zunächst nur `Repository Short Name` und `Repository Name`.
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* Die Checkbox `Publish?` definiert, ob die Daten im "public interface" unter http://localhost:8081 erreichbar sind.
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#### Beispiel
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### Bedienung
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Wir nutzen nun die zuvor diskutierten Grundlagen und die Erfahrungen aus der Übung zu "Einstein", um Datensätze in ArchivesSpace zu erschließen.
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Versuchen Sie bei der folgenden Gruppenarbeit intuitiv vorzugehen und tauschen Sie sich untereinander aus.
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#### Übung: Datensätze erstellen
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**Aufgabe (40 Minuten)**
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* Aufgabe: Erstellen Sie eigene Datensätze in Ihrer ArchivesSpace Installation. Erfinden Sie dazu sinnvolle Archivdaten oder suchen Sie sich Beispieldaten (z.B. im [Hochschularchiv der ETH](http://archivdatenbank-online.ethz.ch)).
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* Ziel: Ihre Datensätze erscheinen in der öffentlichen Ansicht unter http://localhost:8081. Machen Sie einen Screenshot und laden Sie das Bild hier in das gemeinsame Dokument.
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* Hinweis: Orientieren Sie sich beim Vorgehen an der Übung der NYU: [Create Your Own Record](https://guides.nyu.edu/ld.php?content_id=23198351)
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### Import und Export
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ArchivesSpace bietet dateibasierten Import und Export in diversen Formaten (EAD, MARCXML, CSV) und auch eine OAI-PMH-Schnittstelle (diese lernen wir später noch kennen).
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In den folgenden zwei Übungen werden wir die vorhin selbst erstellten Daten in MARCXML exportieren und EAD-Beispieldaten in ArchivesSpace importieren.
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#### Übung: Export
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**Aufgabe (10 Minuten)**
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* Aufgabe: Exportieren Sie die von Ihnen eingegebenen Datensätze im Format MARCXML. Vergleichen Sie die exportierte XML-Datei kurz mit den in ArchivesSpace vorhandenen Informationen. Ist der Export in MARCXML verlustfrei?
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* Ziel: Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse unten im gemeinsamen Dokument.
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* Hinweis: Die Export-Funktion finden Sie etwas versteckt in der Button-Leiste bei einzelnen Datensätzen.
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Note:
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* Mappingtabellen als XLS (Stand 2013, unklar ob aktuell) stellt ArchivesSpace auf der Webseite zur Verfügung: <https://archivesspace.org/using-archivesspace/migration-tools-and-data-mapping>
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* Technische Dokumentation der Konvertierung in MARCXML (falls jemand die Proogrammiersprache Ruby können sollte): https://archivesspace.github.io/archivesspace/doc/MarcXMLConverter.html
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#### Übung: Import
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**Aufgabe (15 Minuten)**
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* Beispieldaten: https://eadiva.com/2/sample-ead2002-files/ (laden Sie eine der als "a raw XML file" verlinkten Dateien herunter)
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* Aufgabe: Importieren Sie Beispieldaten im Format EAD in ArchivesSpace. Vergleichen Sie die Anzeige in ArchivesSpace mit der bei den Beispieldaten verlinkten HTML-Ansicht.
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* Ziel: Dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse unten im gemeinsamen Dokument.
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* Hinweis: Die Import-Funktion finden Sie etwas versteckt unter `Create` > `Background Job` > `Import Data`
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Note:
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* Import kann etwas länger dauern weil,
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* wir nur die mitgelieferte Datenbank (für Testzwecke) verwendet haben und keine separate MySQL-Datenbank
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* EAD ein komplexes Dateiformat ist, was etwas aufwendiger auszuwerten ist (daher auch die mehreren "Cycles" in der Log-Datei)
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* ArchivesSpace in der Grundeinstellung nur 1 GB RAM benutzt, siehe Dokumentation zu "Tuning": <http://archivesspace.github.io/archivesspace/user/tuning-archivesspace/>
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### Literatur zu ArchivesSpace
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* Einführungsvideos: https://www.youtube.com/playlist?list=PL3cxupmXL7WiXaHnpVquPrUUiLiDAMhg0
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* ArchivesSpace Wiki: https://archivesspace.atlassian.net/wiki/spaces/ADC/
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* ArchivesSpace Manual for Local Usage at NYU: https://docs.google.com/document/d/11kWxbFTazB6q5fDNBWDHJxMf3wdVsp8cd7HzjEhE-ao/edit#
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* Workflow Overview bei Orbis Cascade Alliance (ArchivesSpace 1.5.2): https://www.orbiscascade.org/achivesspace-workflow-overview/
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Note:
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* Das Benutzerhandbuch von ArchivesSpace steht nur zahlenden Mitgliedern zur Verfügung. Bei Open-Source-Software suchen die Communities oft nach einem Zusatzvorteil für Mitglieder, weil die Software selbst ja kostenfrei erhältlich ist. Wirklich "open" ist diese Zurückhaltung von Informationen nicht so recht.
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## Marktüberblick Archivsysteme
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* ArchivesSpace hat eine große Community in den USA
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* Weitere Open-Source-Alternative: [Access to Memory (Atom)](https://www.accesstomemory.org)
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* Der Markt in der Schweiz wird von den Produkten [scope.Archiv](http://www.scope.ch) und [CMISTAR](https://www.cmiag.ch/cmistar) dominiert.
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* Für die Online-Präsentation von digitalisiertem Archivgut wird oft zusätzliche Software eingesetzt. Beispiele:
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* [E-Pics Plattform der ETH Zürich](https://www.e-pics.ethz.ch)
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* [e-manuscripta.ch - Kooperative Präsentationsplattorm für handschriftliche Quellen](http://www.e-manuscripta.ch)
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Note:
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* In den Archiven der ETH-Bibliothek wird CMI STAR verwendet. Im "Rich-Client" (Programm für die Mitarbeiter\*innen) wird die Erschließung anhand der ISAD(G) Informationsbereiche kategorisiert. CMI STAR beinhaltet auch ein grafisches Mapping-Tool für den Import von Excel oder CSV. Das wird verwendet, um Eingaben von Hilfskräften in Excel in das System zu importieren.
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### Unterschiede zwischen Bibliotheks- und Archivsystemen
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* Bibliothek
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* Medium, Benutzerinteraktion (Ausleihe)
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* Software medienzentriert
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* Metadatenformat: MARC21, zukünftig BIBFRAME?
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* Archiv
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* Entstehungszusammenhang, eher stehender Bestand (auf Anfrage)
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* Software orientiert sich an analogen Findmitteln
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* Metadatenformat: EAD, zukünftig RiC
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Note:
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* Herausforderung: Datenaustausch zwischen den Systemen (kommen wir später darauf zurück)
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